Jak szacuje Xerox, światowy rynek outsourcingu usług zarządzania dokumentami wynosił w 2012 r. 48 mld USD i będzie rósł w latach 2011-2015 w tempie 7 proc. rocznie. Z usług outsourcingu procesów zarządzania drukiem korzystają firmy z sektora publicznego i prywatnego. Według estymacji Xerox, dzięki tego typu rozwiązaniom mogą one zaoszczędzić nawet 40 proc. na kosztach druku, które stanowią nawet 3 - 4 proc. przychodu statystycznego przedsiębiorstwa.

Na czym polega zarządzanie drukiem?

Zarządzanie drukiem to wieloetapowy proces polegający na monitorowaniu kosztów druku, wdrażaniu rozwiązań redukujących tego typu wydatki oraz wspomagających efektywną eksploatację floty urządzeń biurowych. Usługi w tym zakresie (Managed Print Services) są często zlecane zewnętrznym dostawcom, którzy wykorzystują i uzupełniają już istniejącą infrastrukturę w celu zwiększenia jej wydajności. Urządzenia wielofunkcyjne mogą stać się dodatkowo punktem wejścia informacji do systemów klienta. Dokumenty zostają zeskanowane oraz zindeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści czy automatyczne nadawanie im dalszego biegu, w zależności od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, łącznie z korespondencją, zapisywane są na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane są dystrybuowane i archiwizowane w formie elektronicznej. Uzupełnieniem tego modelu mogą być też systemy faksów elektronicznych, jak na przykład iXware czy RightFax. Faksy przychodzące i wychodzące nie muszą już w ogóle pojawiać się w wersji drukowanej - od razu kierowane są na adres e-mail adresata.

Dla kogo MPS?

Na rynku MPS ważna jest nie wielkość przedsiębiorstwa a ilość wydruków, jakie generuje. Tam, gdzie produkuje się więcej niż 40 000 stron miesięcznie można zoptymalizować proces w widoczny sposób. Głównymi odbiorcami usług i narzędzi z obszaru zarządzania drukiem są firmy mające na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania. Do takich organizacji należą m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego, energetycznego oraz finansów, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Chętnie po rozwiązania z zakresu outsourcingu druku sięgają również kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne - posiadające specyficzne, konkretne oczekiwania, co do jakości i formatu produkowanych materiałów. Z modelu korzystają nie tylko duże przedsiębiorstwa i instytucje publiczne, ale także mniejsze firmy.

„Organizacje prywatne i publiczne, szczególnie na Starym Kontynencie i w Stanach Zjednoczonych, często decydują się na współpracę z zewnętrznymi dostawcami usług biznesowych. Badanie NelsonHall z początku 2010 r. wykazało, że europejska administracja publiczna aktywnie korzysta ze wsparcia firm outsourcingowych. Według raportu Social Enterprise UK z 2013 r. w samej Wielkiej Brytanii wartość kontraktów zlecanych przez instytucje państwowe wzrosła z 9,6 do 20,4 mld funtów w latach 2008-2012. Do 2015 r. ma przekroczyć 100 mld funtów. Przykładem współpracy w tym modelu są rozwiązania oferowane przez Xerox z zakresu zarządzania drukiem i dokumentami, na które zdecydował się m.in. brytyjski Department of Work and Pensions odpowiedzialny za rynek pracy i politykę społeczną - dzięki czemu produkcję zbędnych wydruków udało się zredukować o 66 proc.” - mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Aby skorzystać z rozwiązania należy skontaktować się z konsultantami za pomocą specjalnych infolinii lub formularzy na dedykowanych podstronach internetowych dostawców usług z tego obszaru.

Korzyści

Istnieje wiele powodów, dla których firmy powinny wdrożyć rozwiązania z zakresu MPS. Jak szacują eksperci Xerox, 80-90 proc. użytkowników nie wie, jakie koszty druku ponoszą. Tymczasem mogą one stanowić nawet 3 - 4 proc. przychodu przedsiębiorstwa. Optymalizacja procesów produkcji materiałów pomaga więc firmom lepiej planować wydatki. Redukcje kosztów płynące z wdrożenia modelu outsourcingu druku sięgają nawet kilkuset złotych w przeliczeniu na pracownika. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego 500 osób może to być około 600 zł na osobę. Według wyliczeń ekspertów Xerox, oszczędność na poziomie wydruku 1 strony wynosi minimum 10 proc. Zwykle po wdrożeniu pełnej usługi zarządzania drukiem z wykorzystaniem narzędzi Xerox średnie oszczędności kształtują się na poziomie 10-40 proc. W przypadku wdrożeń systemów kontroli wydruku, elektronicznego obiegu dokumentów itp. inwestycja zwraca się po 12-18 miesiącach, a czasami nawet szybciej. W przypadku firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw koszty druku można zredukować od 10 do 30 proc.

Kolejnym problemem organizacji, który rozwiązują opisywane usługi, jest gubienie dokumentów, które dla instytucji publicznych i prywatnych może mieć nie tylko finansowe, ale i prawne konsekwencje. Ich e-archiwizacja przeprowadzona według najwyższych standardów bezpieczeństwa nie tylko zmniejsza zagrożenie utraty lub wycieku wrażliwych danych, ale także potrzebę wynajmowania magazynów do przechowywania papierowych wersji. Daje również możliwość monitorowania, który z pracowników miał styczność z konkretnym dokumentem. Dodatkowo ułatwia dostęp do fizycznych kopii, usprawniając wewnętrzne procedury. Daje również możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest sprawa czy projekt, którego dana dokumentacja dotyczy. Co więcej, outsourcing zarządzania drukiem eliminuje problem nietrafionych inwestycji w infrastrukturę, które powodują, że wiele zakupionych urządzeń drukujących nie odpowiada potrzebom firmy i nie jest maksymalnie wykorzystanych. Za dobór odpowiedniego sprzętu odpowiada zewnętrzny dostawca.

Dodatkowo elektroniczny obieg i archiwa dokumentów uniezależniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną od papieru, a firmie przynoszą szereg wymiernych korzyści na płaszczyźnie organizacyjnej i biznesowej, takich jak usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy zespołu oraz uporządkowanie procesów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów, wskazują na poprawę jakości komunikacji wewnętrznej oraz zwiększenie wydajności i tempa pracy. Sprawy, które zajmowały jeszcze niedawno kilka dni, teraz można przeprocesować w kilka godzin.

„Xerox dysponuje mocną ekspertyzą w zakresie usług zarządzania drukiem, którą wykorzystuje w optymalizacji procesów biznesowych klientów z sektora prywatnego i publicznego. Firma od lat zdobywa uznanie międzynarodowych agencji badawczych. W marcu tego roku została wybrana przez IDC jednym z liderów rynku MPS w regionie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki. Koncern cały czas poszerza swoją ofertę i szuka nowych rynków zbytu, stąd decyzja o wprowadzeniu nowego programu partnerskiego, Xerox Partner Print Services Program. To nowa formuła umożliwiająca partnerom Xerox świadczenie kompletnych usług zarządzania drukiem na rzecz sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Dla partnerów Xerox XPPS to dostęp do palety innowacyjnych narzędzi wykorzystywanych na różnych etapach cykli sprzedaży do analizy i optymalizacji środowiska druku” - dodaje Maciej Nuckowski.

Według szacunków Xerox, światowy rynek outsourcingu usług zarządzania dokumentami wynosił w 2012 r. 48 mld USD i będzie rósł w latach 2011-2015 o ok. 7 proc. rocznie. Wiele firm z branży poligraficznej, które do tej pory proponowały swoim klientom wyłącznie urządzenia drukujące, zdywersyfikuje swoją ofertę, uzupełniając ją o MPS, by zdobyć nowe źródła przychodu.

źródło: xerox/agdrtv24.pl