Według Indeksu efektywności procesów Ricoh, kluczowa dokumentacja firm z sektorów opieki zdrowotnej, edukacji i finansów jest coraz bardziej narażona na utratę lub jest niezgodna z istotnymi regulacjami dotyczącymi przetwarzania dokumentów. Badanie Indeksu efektywności procesów było przeprowadzone przez niezależną firmę badawczą Coleman Parkes Research. Przeprowadzono 458 wywiadów telefonicznych z kierownikami wyższego szczebla w firmach europejskich. Badanie pokazuje, że 31 proc. wszystkich firm europejskich traci istotne dokumenty, podczas gdy 24 proc. w ogóle nie przeprowadza audytów, które monitorowałyby obieg kluczowych informacji biznesowych.

„Globalizacja i zmiany demograficzne sprawiają, że mamy do czynienia z nadmiarem informacji. Do 2020 roku informacja w postaci cyfrowej wzrośnie 30-krotnie*, a liczba plików 60-krotnie. Ta koncepcja „wielkich zbiorów danych” („Big Data” concept), połączona ze zmieniającą się kulturą miejsca pracy, oznacza, że efektywne zarządzanie informacją i zgodność z regulacjami dotyczącymi dokumentów jest ogromnie ważna dla firm ze wszystkich rynków wertykalnych”, powiedział Carsten Bruhn, wiceprezes Ricoh Europe. Następnie dodał: „Jednakże, wyniki badania Indeksu efektywności procesów ukazują, że wiele firm europejskich wciąż nie zarządza procesami swoich kluczowych dokumentów biznesowych w sposób efektywny, co pozostawia je nieprzygotowane na przyszłość.”

Badanie pokazało, że nawet ściśle uregulowane branże są zagrożone. Jeden z managerów ds. IT w sektorze opieki zdrowotnej powiedział: „Współpracujemy z FDA (Administracja ds. Żywności i Leków) i EMA (Europejska Agencja Medyczna), więc wszystkie informacje w naszej firmie muszą być naprawdę bezpieczne - w przeciwnym razie mogłyby powstać poważne wątpliwości dotyczące prawdziwości naszych danych.” Jednakże, badanie pokazało, że prawie 1/3 (29 proc.) firm zajmujących się opieką zdrowotną, nie przeprowadza audytów swojej kluczowej dokumentacji biznesowej.

Jeden z managerów ds. IT z sektora finansowego, w odniesieniu do możliwości odzyskiwania kluczowych informacji biznesowych w sposób szybki i bezpieczny, powiedział: „(…) z powodu dużej ilości informacji, które muszą być przeanalizowane, czasami bardzo trudno jest znaleźć to, czego szukamy - to jest dla nas kolejny problem.” Dane pokazują również podobny trend, gdzie mniej niż połowa europejskich firm z sektora finansowego (zaledwie 45 proc.) przyznaje, że ma możliwość przeprowadzenia audytu dla wszystkich poufnych kluczowych dokumentów biznesowych i 20 proc., które nie mają tej możliwości w ogóle. Jest to bardzo istotne, gdyż ma to wpływ na zgodność z Sarbanes-Oxley Act (ustawa dotycząca finansowej strony korporacji oraz działów IT), który nakazuje organizacjom zagwarantowanie, że kluczowe dokumenty biznesowe nie będą modyfikowane lub niszczone i będą znajdowały się w odpowiednim miejscu.

Jeszcze bardziej niepokojące jest to, że 31 proc. wszystkich firm europejskich wciąż jest podatnych na utratę ważnych dokumentów. Najbardziej narażone są organizacje z sektora edukacyjnego - 38 proc. przyznało, że zdarza im się tracić lub lokować kluczowe informacje biznesowe w niewłaściwych miejscach. W sektorze prawnym ten odsetek stanowi jedynie 14 proc. Ponad połowa wszystkich firm (52 proc.) przyznała, że utrata ważnych informacji powoduje opóźnienia w kluczowych procesach biznesowych. Inne efekty niepożądane to między innymi utrata reputacji, niepłacenie faktur, utrata kluczowych informacji biznesowych, niezgodność z obowiązującymi regulacjami i nieusatysfakcjonowani klienci. Bruhn dodaje: „Firmy ze wszystkich sektorów wertykalnych muszą ulepszać swoją ogólną wydajność operacyjną, żeby skutecznie konkurować na rynku globalnym. Badanie ukazuje natomiast, że wiele firm niepotrzebnie naraża się na ryzyko.” Managerowie ds. IT wdrażając metody „wielkich zbiorów danych” w swoich organizacjach, potrzebują także wsparcia dyrektorów strategicznych, zarządzających i prezesów, aby wdrożyć konieczne zmiany w sposobie pracy i procesach dokumentowych. Następnie, wraz z odpowiednim partnerem biznesowym mogą odpowiednio wdrożyć strategię optymalizacji end-to-end, która zmniejszy koszty biznesowe i zapewni zgodność z regulacjami dotyczącymi dokumentów na tych rynkach.

Pełny raport znajdą Państwo pod adresem:
http://ricoh.pl/about-ricoh/news/2011/Przedsiebiorstwa-europejskie-moga-potencjalnie-tracic-46-miliardow-EUR.aspx

* IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs - Styczeń 2011 - www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx