Temat optymalizacji floty drukującej staje się ostatnimi czasy coraz bardziej popularny. Kolejne przedsiębiorstwa decydują się na podjęcie współpracy z firmami oferującymi usługi i rozwiązania z zakresu tzw. managed print services. Wciąż jednak wielu właścicieli firm, dyrektorów instytucji pracuje z flotami drukującymi „starego typu”. Tymczasem wprowadzenie zmian w zakresie zarządzania flotą drukującą wiąże się z szeregiem korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Co dokładnie może zyskać firma dzięki optymalizacji?

1) Niższe koszty drukowania

• Podstawową korzyścią z wdrożenia procedur optymalizacyjnych jest obniżenie kosztów drukowania - nawet o 30%! Właściciele firm często nie zdają sobie sprawy z tego, ile tak naprawdę wydają na wydrukowanie pojedynczego dokumentu. Dopiero porównanie rzeczywistych kosztów produkcji dokumentów, skalkulowanych w oparciu o zebrane w wyniku rzetelnej analizy sytuacji zastanej informacji, z szacowanymi wydatkami po optymalizacji ukazuje, jak wiele można zyskać dzięki odpowiedniemu zaprojektowaniu floty. Zaoszczędzone w ten sposób środki mogą zostać dowolnie wykorzystane na działania kluczowe dla funkcjonowania firmy.

2) Efektywne wykorzystanie urządzeń

• W każdej firmie, wśród urządzeń składających się na flotę drukującą, znajdują się takie, bez których firma nie mogłaby funkcjonować, ale i takie, które głównie pokrywają się kurzem... Dokładne analizy użytkowania sprzętu w firmach (poprzedzające etap wdrożenia rozwiązań optymalizacyjnych) pokazują, że duża część floty często stoi nieużywana. Jedną z zalet optymalizacji jest taki dobór liczby i rodzaju sprzętu, aby każde urządzenie było efektywnie wykorzystywane. Warto pamiętać, że nawet nieużywany sprzęt generuje koszty - magazynowania materiałów eksploatacyjnych, zużycia prądu w trybie uśpienia. "Optymalizacja floty pozwoli zatem w pełni wykorzystać potencjał posiadanego sprzętu i zmaksymalizować jego wydajność" - tłumaczy Paweł Grzyb, Optimized Printing Services Product Manager z Konica Minolta Business Solutions Polska.

3) Drukowanie dopasowane do rzeczywistych potrzeb biura

• Każdy dział przedsiębiorstwa, tak jak każdy pracownik, ma inne zapotrzebowanie w zakresie użytkowania floty drukującej. Analiza wykorzystania sprzętu w firmie pozwala na odpowiednie dobranie typu urządzeń do każdego departamentu i przypisanie poszczególnym pracownikom szczegółowych uprawnień. Dzięki personalizacji procedur drukowania każdy pracownik może produkować potrzebne materiały w sposób efektywny i zgodny z jego oczekiwaniami i obowiązkami. Ograniczenie specyficznych funkcji (np. druku w kolorze) oraz nałożenie obowiązku druku dwustronnego zapobiegają nadmiarowemu zużyciu materiałów eksploatacyjnych. Ponadto swobodny dostęp pracowników do urządzeń przy wykorzystaniu kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala uniknąć tłoku przy drukarkach, a także zapewnia wygodę użytkowania.

4) Wygodna i tania dystrybucja dokumentów

• Kolejnym aspektem mało efektywnego wykorzystania floty drukującej jest niepotrzebne, „automatyczne” drukowanie wszystkich dokumentów - notatek, maili, roboczych wersji materiałów korporacyjnych - w celu przekazania ich dalszym odbiorcom. "Takie działania generują koszty, których można uniknąć stosując skuteczne procedury digitalizacji korespondencji"- przekonuje Paweł Grzyb. Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być następnie łatwo i szybko włączone w obieg i wygodnie przetwarzane.

5) Odciążenie wewnętrznego działu IT

• Firmowi informatycy są zwykle bardzo zapracowani i muszą dzielić swój czas pomiędzy szereg zadań „niecierpiących zwłoki”. Problemy ze sprzętem drukującym są więc często odkładane na drugi plan. Korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu w zakresie zarządzania flotą drukującą pozwala w znacznym stopniu odciążyć wewnętrzny dział IT. Zadania związane z konserwacją, serwisowaniem, zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne są odpowiedzialnością zatrudnionych zewnętrznie specjalistów. Dla przedsiębiorstwa oznacza to stale sprawną flotę drukującą i efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich własnego działu IT.

6) Flota pod kontrolą

• Aby móc w pełni wykorzystać potencjał floty drukującej, trzeba stale monitorować jej stan i na bieżąco kontrolować funkcjonowanie. Dzięki temu możliwe jest wydajne wykorzystanie każdego urządzenia. Automatyczny odczyt liczników pozwala na pełny dostęp do wiarygodnych informacji niezbędnych do sporządzania rozliczeń miesięcznych i wystawiania faktur. Informacje są pozyskiwane szybko, bez przekłamań i bez konieczności angażowania pracowników firmy. W oparciu o tak zebrane dane opracowywane są szczegółowe raporty - dotyczące kosztów, wykorzystania urządzeń itd.

7) Urządzenia pod opieką profesjonalnego serwisu

• Kolejną zaletą zoptymalizowania floty drukującej w przedsiębiorstwie jest możliwość korzystania z profesjonalnych usług serwisowych oferowanych przez dostawcę. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy, umowa serwisowa może dotyczyć całej floty lub jej części. Urządzenia są zdalnie monitorowane i objęte opieką przez specjalistów technicznych. Dzięki temu materiały eksploatacyjne są dostarczane zawsze „na czas”, a urządzenia naprawiane natychmiast po rozpoznaniu usterki przez system zarządzający. Korzystanie z profesjonalnej i skutecznej opieki serwisowej gwarantuje spokój i przekonanie, że użytkowany sprzęt będzie działał zgodnie z jego przeznaczeniem. Ponadto przekazanie opieki nad całą flotą jednemu podmiotowi usprawnia procedury serwisowe, przyspiesza czas reakcji, ułatwia komunikację i przyczynia się do redukcji wydatków.

8) Zapewnienie bezpieczeństwa środowiska pracy i poufności wydruków

• W każdej firmie należy dbać o bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Zoptymalizowanie floty pozwala wdrożyć rozwiązania zapobiegające zaginięciu wydruków i wyciekom informacji. Umożliwiają to procedury autoryzacji użytkowników, monitorowanie wszystkich operacji wykonywanych przy urządzeniach oraz rozwiązania do kontroli procesu produkcji dokumentów. Nadanie pracownikom szczegółowych uprawnień do korzystania z określonych zasobów zapobiega przejęciu wydruków przez osoby niepowołane.

9) Wydajne zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi

• Zoptymalizowanie floty pozwala obniżyć wydatki na materiały eksploatacyjne, nie rezygnując z zakupu produktów wysokiej jakości. Wynika to ze zlecenia obowiązku zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne jednemu podmiotowi zewnętrznemu oraz kupowania takiej ich ilości, jaka jest potrzebna. W magazynach nie zalegają więc zapasowe tonery i tusze od wielu różnych producentów, które nie zostaną już wykorzystane, bo np. drukarka się zepsuła, a jej naprawa jest nieopłacalna. "Ponadto zlecenie zarządzania zaopatrzeniem jednemu podmiotowi zewnętrznemu pozwala na automatyzację procesu i przyczynia się do skrócenia czasu przestojów urządzeń" - podkreśla Paweł Grzyb.

10) Oszczędność przestrzeni biurowej

• Wśród właścicieli firm często panuje przekonanie, że kolejki pracowników do drukowania wynikają ze zbyt małej liczby drukarek. Dlatego kupowane są kolejne urządzenia, co prowadzi do sytuacji, w której stają się one niewykorzystanymi elementami kultury organizacyjnej biura. Tymczasem efektywność floty wiąże się z jej racjonalizowaniem, a nie wielkością! Odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej pod względem pokrycia urządzeniami drukującymi, dopasowanie liczby pracowników do liczby drukarek pozwoli oszczędzić miejsce w biurze i stworzyć ergonomiczne środowisko pracy.

źródło: konicaminolta/agdrtv24.pl