Do 2020 r., jak prognozuje IDC, aż 33 proc. informacji będzie przechodzić przez cyfrową „chmurę”. To oznacza nie tylko możliwość podniesienia wydajności pracowników, ale też nowe wyzwania przed menedżerami IT, zwłaszcza z sektora małych i średnich firm.

Choć od dłuższego czasu eksperci zachęcają do ściślejszej współpracy menedżerów IT z pozostałymi działami w firmie i tworzenia tym samym spójnych strategii biznesowych i informatycznych, to dopiero teraz dzięki popularyzacji rozwiązań opartych o koncepcję „cloud computing” integracja obu światów staje się faktem. „Rozwiązania ‘chmurowe’ umożliwiają wszakże nie tylko radykalną redukcją kosztów utrzymania infrastruktury IT, ale też skuteczniejszy przepływ dokumentów, większą wydajność pracowników oraz rozszerzenie kompetencji menedżerów IT na obszar „miękkiego” zarządzania zasobami ludzkimi.

„Modelowym przykładem jest technologia ePrint, która umożliwia generowanie na urządzeniach drukujących HP dowolne dokumenty bezpośrednio ze smartfonów czy tabletów z dostępem do poczty email . Tego typu dokument zaraz po wysłaniu trafia do chmury, gdzie zostaje przekształcony na język zrozumiały dla drukarki. Dzięki temu pracownicy i menedżerowie mogą komunikować się w oparciu o drukowane słowo w czasie rzeczywistym, i to niezależnie od tego, gdzie w danej chwili przebywają”, wyjaśnia Robert Sekuła, Kierownik Grupy Produktów dla Biznesu w HP IPG.

Mobilny pracownik alternatywą dla kapitałochonnych struktur w terenie

Korzyści z wykorzystania koncepcji ‘cloud computing’ w technologii przetwarzania obrazu i druku HP jest więcej. O ile do niedawna integralną częścią rozwoju firmy, było kapitałochłonne rozbudowywanie struktur w terenie, o tyle dziś, na skutek niedawnego kryzysu, alternatywą zwłaszcza w sektorze małych i średnich firm, które rzadko posiadają nadmierną nadwyżkę budżetową, jest wyposażanie pracowników w narzędzia, które zapewnią im większą mobilność, a pracodawcom - dodatkową konkurencyjność. To globalny trend. Jak szacuje Forrester Research, w ciągu kilku lat aż 85 proc. pracowników na całym świecie będzie pracować zdalnie . Jednocześnie, zdaniem ekspertów Ovum Global Telecoms Analyzer, liczba mobilnych połączeń telefonicznych zwiększy się z 5,3 miliarda w 2010 r. do 7,2 miliarda w 2014 r. , zaś odsetek osób generujących wydruki z Internetu już dziś przekracza 30 proc.

„W Polsce, owszem, dynamika zmian może być mniejsza, ale kierunek, w jakim ewoluuje model biznesowy, jest identyczny. Szefowie wyposażają pracowników w urządzenia mobilne, a swoje biura w urządzenie drukujące HP z funkcją ePrint. Tym chętniej, że nasza oferta jest zróżnicowana i dostosowana do różnych potrzeb biznesowych”, wyjaśnia Robert Sekuła.

Tylko w ostatnim czasie firma HP wprowadziła na polski rynek m.in. kolorowe urządzenia wielofunkcyjne HP LaserJet Pro serii CM1415, HP LaserJet Pro 100 Color MFP M175nw czy HP Color LaserJet Enterprise serii CM4540 MFP. „Wszystkie modele wyposażone są w funkcję HP ePrint, której użytkowanie nie generuje żadnych dodatkowych opłat, natomiast może istotnie zmienić i wzmocnić rolę menedżerów IT w firmie”, dodaje Robert Sekuła.

Dzięki ePrint rośnie rola menedżerów IT

Dotychczas osoby zarządzające infrastrukturą IT głównie koncentrowały się na administrowaniu procesami i reagowaniu w razie potrzeb zgłaszanych przez inne działy. Jednym z nielicznych momentów, kiedy świat nowych technologii okazjonalnie styka się ze światem biznesu, wymuszając przy tym ścisłą współpracę, jest opracowanie strategii rozwoju firmy, poprzedzonej audytem IT (i to nie zawsze) oraz zdefiniowanie obszarów i procesów biznesowych, które wymagają wsparcia ze strony określonych rozwiązań IT. Potem menedżerowie IT ponownie „chowają się na zapleczu” firmy, a rekomendacje niezależnych ekspertów, by obie strony regularnie uwzględniały swoje sugestie przechodzą bez echa. To zaklęte koło powinna przerwać koncepcja ‘cloud computing’. O ile bowiem menedżerowie kierujący procesami operacyjnymi mogą istotnie zredukować koszty i podnieść wydajność firmy, o tyle szefowie działów IT zyskują na swoim znaczeniu, wchodząc w strategiczne i operacyjne interakcje z pozostałymi pracownikami. Dotyczy to zwłaszcza firm korzystających z urządzeń drukujących HP z funkcją ePrint.

„Drukowane słowo to narzędzie, które w realny sposób determinuje wydajność firmy; nie tylko przecież wyraża ono codzienne działania, ale też zmienia, udostępnia i przedstawia kluczowe informacje. To naturalne. Jednak realne wsparcie małych i średnich firm wymaga wykorzystywania drukowanego słowa także na poziomie operacyjnym. A to wymaga już sięgnięcia po koncepcję ‘cloud computing’”, wyjaśnia Vincent Vanderpoel, Wiceprezes i Dyrektor Generalny, IPG LaserJet & Enterprise Solutions w HP EMEA.

Na ‘chmurze’ zyskają wówczas nie tylko pracownicy, ale też menedżerowie IT, którzy wspólnie z decydentami biznesowymi powinni na bieżąco przyznawać dostęp pracowników do funkcji ePrint. Czy powinni to być wszyscy, czy jedynie przedstawiciele handlowi i dyrektorzy poszczególnych działów? Czy adres e-mail przyporządkowany do urządzenia drukującego HP z funkcją ePrint powinien być udostępniony także kontrahentom biznesowym? Jeśli tak, to jak często (ze względów bezpieczeństwa) adres ten powinien być zmieniany przez internetowe centrum zarządzania HP ePrint Center? Nie ma znaczenia, gdzie menedżerowie IT wykonują swoją pracę. W biurze czy też zdalnie, w oddalonym o dziesiątki lub setki kilometrów mieście. Dzięki ePrint mogą oni na bieżąco wspomagać pracowników, generując wszelkie dokumenty z dowolnego miejsca i o każdej porze.