Obniżanie kosztów w firmie to już nie tylko energooszczędne żarówki i mniej energochłonna klimatyzacja. Firmy zmniejszają też zakupy papieru i inwestują w bardziej oszczędne urządzenia wielofunkcyjne do biura.

"Według badań Ipsos ponad 5500 pracowników w trzynastu krajach Europy niepokoi wpływ marnotrawstwa papieru na finanse firmy i środowisko naturalne. Większość z 5676 ankietowanych wybrało tę opcję niemal jednogłośnie. - Najczęściej niegospodarne zużycie papieru wiąże się albo z nieuwagą pracowników albo z niewłaściwym wykorzystywaniem urządzeń" - mówi Szymon Szczur, koordynator ds. wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Kontrola nad użytkownikami

Jak zatem obniżyć koszty drukowania w firmie i być zarazem bardziej eko? - Bardzo często jest tak, że chcąc wydrukować jedną stronę dokumentu, w pośpiechu nie dokonujemy jej selekcji i dokument drukowany jest w całości. Inną dość powszechną praktyką jest drukowanie na urządzeniach firmowych prywatnych plików. Można temu jednak zapobiec, instalując na urządzeniach oprogramowanie do zliczania ilości wydruków i blokowania dostępu do pewnych opcji i funkcji - tłumaczy Szymon Szczur. Takim oprogramowaniem jest popularny PSES, czyli PageScope Enterprise Suite dedykowany do urządzeń Konica Minolta. Nie tylko umożliwia on zliczanie kopii konkretnych osób, ale też „odcina” im dostęp do niektórych funkcji. Dzięki temu użytkownikowi można na przykład udostępnić tylko wydruki dwustronne lub tylko w czerni, tak, by nie marnował papieru i kolorowych tonerów. Oprogramowanie dodatkowo pozwala na zablokowanie procesu drukowania do czasu autoryzacji hasłem lub kartą zbliżeniową. Takie rozwiązanie eliminuje niepotrzebne wydruki, ponieważ pracownik po aktywacji urządzenia widzi wszystkie pliki czekające w kolejce na druk i może usunąć te niepotrzebne.

Edukacja ekologiczna

Problemy ze sprawnym, ale zarazem ekologicznym użytkowaniem sprzętów biurowych wynikają też niskiej świadomości osób decyzyjnych oraz pracowników. Dlatego kluczową sprawą stojącą przed producentami takich rozwiązań jest edukacja i budowanie odpowiedniej polityki informacyjnej wokół tych zagadnień. Aż 54% badanych twierdzi bowiem, że druk i jego koszt nie są kwestią ważną, a 33% nie ma uwag do obecnej polityki drukowania. Druga strona medalu to firmy, które już wdrożyły zmiany w procesach druku. Aż 64% pracowników uważa je za korzystne dla efektywności pracy, bo ich zastosowanie znacznie uprościło obieg dokumentów w firmie. Co więcej, już ponad 80% przetargów na kompleksowy sprzęt biurowy uwzględnia w swojej specyfikacji wymóg ekologiczności.

Drukowanie w stylu eko

Jakie więc rady i udoskonalenia mogą stosować sami pracownicy firm, w których nie wdrożono jeszcze odgórnych rozwiązań eko? - Zwracać większą uwagę na zasadność druku i jakość pracy - radzi Szymon Szczur. Należy pozbyć się nawyku drukowania wszelkich dokumentów - e-maili, prezentacji, umów. Nie należy też wyrzucać częściowo zadrukowanych kartek - można je przecież wykorzystać do druku na odwrocie. Nie drukujmy całych dokumentów, jeśli potrzebujemy tylko kilku stron całości. I ważna sprawa - zawsze należy sprawdzać poprawność dokumentów i ich układ, zanim niepotrzebnie wydrukujemy coś, co i tak trzeba będzie poprawić i wydrukować ponownie.

"Również osoby decyzyjne mogą zadbać o ekologię w firmach. - Jedną z możliwości jest wymuszanie pracy urządzeń w trybie oszczędności energii - nawet do 60%" - tłumaczy Szymon Szczur. - "Inną jest ustawianie automatycznego timera z czasem włączania i samoczynnego wyłączenia w godzinach pracy biura. Kolejne opcje to skanowanie i przesyłanie dokumentów do wielu osób, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zamiast papierowego oraz elektroniczne przesyłanie faksów".

Tańsze zarządzanie

Na rynku pojawiła się ostatnio zaawansowana usługa, która za pomocą konsultingu z zewnątrz pomaga ciąć wydatki na druk. Jest to Optimized Print Services, która służy całościowemu przemodelowaniu systemu zarządzania drukiem tak, by był on nie tylko bardziej funkcjonalny, ale tańszy i do 30% w skali roku. Obejmuje ona kompleksowo wszystkie usługi począwszy od audytu dotychczasowych wydatków, poprzez konsulting i propozycje zmian oraz usprawnienia floty, skończywszy na wdrożeniu nowych rozwiązań i okresowych audytów kontrolujących koszty.

Eko przekłada się na jakość

Jakie korzyści przynosi zakasanie rękawów do walki o to, by firma była eko? Przede wszystkim finansowe, jeśli zliczyć zaoszczędzoną energię, papier czy tonery. Co ciekawsze - optymalizacja kosztów druku w duchu poszanowania środowiska zwiększa jakość pracy! Z badań Ipsos wynika, że co druga firma wprowadziła ostatnio zmiany w sposobie drukowania - i, co najciekawsze, zwiększyły one efektywność pracowników. Jako bardzo korzystne wprowadzone zmiany oceniło 22% pracowników, a jako korzystniejsze, jeśli chodzi o efektywność - aż 40 %.