W niemal każdej firmie, ale także i w domu, pojawia się problem składowania lub utylizacji starych komputerów, podzespołów, monitorów czy drukarki. Zazwyczaj zużyty i zepsuty sprzęt ląduje na śmietniku, a takie postępowanie narusza prawo. Zarówno ustawa o odpadach, jak i ustawa o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym wskazują ściśle określone sposoby pozbycia się tego rodzaju odpadów. W przypadku gospodarstwa domowego wystarczy przy zakupie zgłosić potrzebę utylizacji sprzętu lub odwieźć urządzenie do punktu zbierania elektrośmieci, który znajduje się w każdej gminie.

W przypadku firm sprawa nie jest taka prosta. Po pierwsze, przedsiębiorców wiąże ustawa o ochronie danych osobowych, która określa sposoby przetwarzania danych osobowych oraz warunki techniczne i organizacyjne, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Firmy muszą zwracać szczególną uwagę na dyski z danymi osobowymi pracowników czy klientów. Po drugie, w firmach istnieje plan amortyzacyjny i decyzje CIO o wymianie sprzętu IT na nowszy nie będą się pokrywały z decyzjami CFO dotyczącymi zapisów finansowo-księgowych. Po trzecie, ilości sprzętu podlegającego likwidacji i utylizacji w średnich i dużych przedsiębiorstwach mogą być bardzo duże, co wiąże się z dodatkowymi kosztami dla firmy (wynikającymi nie tylko z opłat za utylizację w wyspecjalizowanych jednostkach, ale także na przykład z bezpiecznego transportu sprzętu).

Wyżej wymienione problemy dotyczą zarówno firm, które zakupiły sprzęt za gotówkę, na kredyt, jak i tych, które korzystają z leasingu finansowego. Natomiast przedsiębiorstwa, które leasingują flotę teleinformatyczną na podstawie umowy leasingu operacyjnego mogą skorzystać z opcji zwrotu sprzętu do leasingodawcy wraz z bezpiecznym usunięciem danych. Jest wiele firm leasingowych na rynku, które oferują utylizację i remarketing (sprzedaż sprzętu poleasingowego) sprzętu teleinformatycznego. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na istotne szczegóły usługi. Przedstawiciel CSI Leasing Polska, Agnieszka Ledóchowska, wskazuje następujące aspekty, istotne dla przedsiębiorstwa:

”Dokonując wyboru firmy odpowiedzialnej za bezpieczną i sprawną utylizację lub remarketing sprzętu teleinformatycznego warto skoncentrować się na tych, które oferują rozwiązania „just in time”, czyli terminowy odbiór sprzętu. Dzięki temu unikamy magazynowania zużytych urządzeń w przedsiębiorstwie, tym samym zmniejsza się ryzyko nieupoważnionego dostępu do danych. Gdy firma posiada dane szczególnie do nich istotne, można zażądać demontażu w siedzibie firmy. Warto dowiedzieć się także jak wygląda transport, gdzie następuje niszczenie danych, jaką metodą, czy zachowana jest anonimowość i bezpieczeństwo, i czy wydany zostanie dokument potwierdzający wyczyszczenie dysków, (co jest szczególnie ważne w przypadku dalszej odsprzedaży sprzętu). W CSI Leasing oferujemy klientom system do monitorowania całego procesu, dzięki któremu na bieżąco można uzyskać informacje na temat zawartych umów oraz sprzętu objętego leasingiem.”

Utylizacja sprzętu musi być przeprowadzona zgodnie z regulacjami prawnymi. Wiele firm leasingowych albo ma wyspecjalizowane w tej dziedzinie jednostki - przykład CSI Leasing i CSI Lifecycle Technology - albo współpracuje z firmami utylizującymi elektrośmieci. Warto więc rozważyć inne możliwości nabycia sprzętu IT, także pod kątem bezpiecznej utylizacji sprzętu.