Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy, którą prowadzi, staje przed problemem wyboru urządzeń do drukowania. Wbrew pozorom decyzja ta nie jest prosta. Wszystko zależy od naszych potrzeb - i pieniędzy. Często okazuje się, że kupno tanich drukarek może przynieść większe straty niż inwestycja w droższe urządzenia wielofunkcyjne.

Kiedy drukujemy nie więcej niż kilka stron dziennie, nie ma potrzeby porywać się na zakup sprzętów za kilka czy kilkanaście tysięcy złotych. Wystarczy nam zwykła drukarka nabiurkowa. Koszty sporządzenia pojedynczego dokumentu są co prawda kilkukrotnie wyższe niż w przypadku nowocześniejszych urządzeń, ale inwestowanie w nie jest na dłuższą metę nieopłacalne - wydatek się po prostu nie zwróci. Inaczej jest w przypadku instytucji, w których codziennie drukuje się setki stron. Wtedy nie warto oszczędzać na wyposażeniu. Lepiej od razu zainwestować w nowoczesne rozwiązania ułatwiające zarządzanie dokumentami w firmie.

Laser czy atrament?

Na rynku tanich drukarek dominują dwie technologie - laserowa i atramentowa. Którą wybrać? Tu specjaliści są zgodni - drukarki laserowe zdecydowanie górują nad atramentowymi pod względem jakości. Są bardziej uniwersalne i oferują większe możliwości. Także koszty ich użytkowania są zdecydowanie niższe. Według wyliczeń specjalistów, wydrukowanie strony przy pomocy urządzenia atramentowego kosztuje ok. 25 groszy, a przy pomocy drukarki laserowej ok. 10 groszy. Urządzenia cyfrowe są lepsze także pod względem trwałości druku. Atrament ma tendencję do rozmywania się na podłożu papierowym i jest bardziej narażony na skutki promieniowania UV. Podobnie jest w przypadku zalania wodą, kiedy druk może się łatwo rozmyć. W technologii cyfrowej jest to niemożliwe. Drukarki laserowe drukują na większej gamie nośników, na których mogą być wykonywane odbitki. Nawet te najtańsze doskonale sprawdzają się przy druku termotransferowym. Oznacza to, że kupując zwykłe urządzenie za 300-400 złotych, możemy np. zarabiać na wykonywaniu pamiątkowych nadruków na koszulkach!

"Firmy, które sprzedają media termotransferowe wręcz rekomendują nasze drukarki magicolor do tego typu zastosowań, ponieważ są w nich bardzo dobre elementy grzewcze. W przypadku drukarek atramentowych jest to niemożliwe"- mówi Szymon Szczur, koordynator ds. wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska

Kiedy warto zapłacić więcej?

Miejsce prostych drukarek popularnych przed laty szybko zajmują wielofunkcyjne urządzenia drukujące. Dzięki zastosowaniu wysokowydajnych procesorów, pojemnych twardych dysków oraz nowoczesnego oprogramowania mają one większe możliwości obliczeniowe niż niektóre komputery. Jedno takie urządzenie potrafi zastąpić drukarkę, kopiarkę i skaner. Umożliwia także wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera. Nowoczesny software do rozpoznawania i digitalizacji znaków potrafi też szybko przetworzyć dokumenty zapisane na papierze do formatu Word, Excel lub PDF, które łatwo mogą być edytowalne na ekranie komputera i dalej przetwarzane.

"Klienci szybko doceniają zalety nowoczesnych rozwiązań. Dlatego coraz więcej z nich decyduje się na zakup urządzeń wielofunkcyjnych"- tłumaczy Paweł Grzyb, kierownik produktu ds. Optimized Print Services w Konica Minolta Business Solutions Polska. "Zamiast kupować każdemu z pracowników osobną, tanią drukarkę o niewielkich możliwościach, decydują się na zakup jednego urządzenia dla kilkunastu osób. Zdecydowanie wpływa to na obniżanie kosztów w firmie".

Nowoczesne urządzenia biurowe pracują w sieci i są ze sobą połączone. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie systemu autoryzacji użytkowników. Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN umożliwia identyfikację wszystkich osób drukujących dokumenty. Pozwala to na sprawne zarządzanie dokumentami w firmie, ograniczenie wydatków na papier i poprawienie bezpieczeństwa.

Więcej znaczy najtaniej

W dużych firmach także dokonują się poważne zmiany. Aby obniżyć koszty, coraz więcej z nich tworzy Centralne Punkty Druku, w których instalowane są urządzenia poligraficzne o bardzo dużej wydajności Oprócz tego, że drukują bardzo szybko, zapewniają też dużo niższe koszty, lepszą jakość oraz większe możliwości wykańczania dokumentów. Nowe działy nastawione są też na produkowanie materiałów marketingowych, a w wielu przypadkach także faktur dla klientów.

"Centralne Punkty Druku są bardzo popularne na Zachodzie Europy. Na naszym rynku jest ich póki co znacznie mniej, ale duże koncerny zaczynają doceniać potrzebę ich tworzenia" - mówi Adam Bieniewski, Production Printing&Solutions Manager Konica Minolta. "Mamy nadzieję, że i w Polsce te tendencja będzie bardziej zauważalna".

Jak się okazuje, wybór właściwego urządzenia, idealnie dopasowanego do potrzeb firmy nie jest łatwy. Na pewno nie powinien być efektem przypadkowego działania. Nieprzemyślane decyzje i kupno taniej drukarki niejednokrotnie mszczą się na przedsiębiorcy w postaci wysokich, ukrytych kosztów eksploatacji, które trzeba ponosić latami. Warto więc zastanowić się nad nowoczesnymi rozwiązaniami, które w dłuższej perspektywie przełożą się nie tylko na usprawnienie pracy, ale i optymalizację wydatków.