Jak system obiegu dokumentów ułatwia pracę w firmie?

W XXI wieku technologia jest rozwinięta na tyle, że praktycznie wszystko, co robimy możemy zdigitalizować lub usprawnić za pomocą programów komputerowych. Również obieg dokumentów w firmie. Sprawdź, czym jest system ECM i jak zmienia oblicze pracy.

Czas to pieniądz – ta maksyma, której autorstwo przypisuje się Benjaminowi Franklinowi, doskonale opisuje działania każdego poważnego przedsiębiorstwa. Ostatnie lata przyniosły zdecydowane przyspieszenie procesów komputeryzacji środowiska pracy. Przebojem jest system obiegu dokumentów, znany również jako ECM (ang. Enterprise Content Management).

Co to jest system ECM?

Zacznijmy od krótkiego wprowadzenia. Samo pojęcie „system ECM” zostało po raz pierwszy zdefiniowane w roku 2000. Od tamtego czasu jego znaczenie zostało kilkukrotnie rozbudowywane i dziś jest to ogólny termin używany na do opisu m.in. poniższych procesów:

·   zarządzania dokumentami;

·   zarządzania treścią www;

·   zarządzania danymi wrażliwymi;

·   zarządzania zasobami cyfrowymi;

·   zarządzania przepływem pracy;

·   wyszukiwania.

System ECM, lub jak kto woli, system obiegu dokumentów został zaprojektowany z myślą o międzynarodowych korporacjach. Jednak z czasem został zaimplementowany również w mniejszych firmach i dziś stosuje się go z powodzeniem w wielu branżach z całego świata.

System obiegu dokumentów w praktyce

Tyle teorii, która daje nam pewien pogląd na to, czym jest system obiegu dokumentów. Przyjrzymy mu się analizując produkt oferowany przez firmę Archman, która zajmuje się dostarczaniem tego typu rozwiązań. Warto zauważyć, że platforma NAVIGATOR oferuje aż 10 głównych zastosowań i znajdzie zastosowanie m.in. w branży transportowej, administracji, produkcji czy działach HR.

Należą do nich:

·   digitalizacja wszystkich dokumentów firmy;

·   automatyzacja m.in. wysłania e-maili czy tworzenia dokumentów;

·   tworzenie własnych szablonów dokumentów;

·   tworzenie własnych aplikacji bez znajomości kodowania;

·   automatyczne generowanie dokumentów Word i PDF;

·   przechwytywanie danych z dokumentów

·   inteligentne przeszukiwanie dokumentacji;

·   integrację z innymi systemami;

·   możliwość zdalnego potwierdzania tożsamości przy użyciu podpisu elektrycznego.

Jak widać, korzyści jakie płyną z wprowadzenia we własnej firmie elektronicznego systemu obiegu dokumentacji są ogromne. Najważniejszą z nich jest oczywiście niemal całkowite wyeliminowanie zużycia papieru. Sterty dokumentów, segregatorów, notatek, pism i Bóg wie jakich jeszcze innych papierów i papierków - to obraz doskonale znany w każdym biurze. System ECM sprawia, że jest on już historią.

Rezygnując z tradycyjnego zarządzania dokumentacją, nie tylko oszczędzamy pieniądze i miejsce na półkach, ale w widoczny sposób dbamy o środowisko. W dzisiejszych czasach to element niekiedy ważniejszy od zysków w postaci pieniędzy. Dla przedsiębiorcy jest jeszcze jedna rzecz, której podobno nie można kupić – czas. System ECM sprawia, że czas staje się łatwo dostępnym towarem. Dzięki niemu nie musimy już nigdy szukać naszych dokumentów po segregatorach. Wszystkie są w jednym miejscu – w chmurze.

źródło: agdrtv24.pl