W dobie szukania oszczędności coraz więcej firm i instytucji decyduje się na wprowadzenie systemów do zarządzania drukiem. Pozwalają one na autoryzację wszystkich osób korzystających z urządzeń drukujących. Dzięki temu spadają wydatki na druk i poprawia się bezpieczeństwo obiegu informacji z firmie.

Polecane sklepy

Systemy pozwalające na kontrolę dokumentów w firmie i monitorowanie pracy wszystkich urządzeń to w wielu instytucjach już właściwie standard. Aby ograniczyć wydatki i poprawić bezpieczeństwo danych i informacji, pracodawcy coraz częściej wprowadzają karty zbliżeniowe lub kody PIN. Umożliwiają one identyfikację wszystkich osób drukujących dokumenty. Dzięki temu można precyzyjnie określić ilość wykonanych kopii przez każdy z działów, a nawet każdego z użytkowników. Sama świadomość tego faktu powoduje znaczny spadek ilości drukowanych materiałów.

Kontrolowane bezpieczeństwo dokumentów

Oprócz kosztów, ważnym aspektem jest także bezpieczeństwo. Programy zarządzające drukiem pozwalają na bezpieczną pracę w sieci i pełny wgląd w to, co się dzieje z dokumentami papierowymi oraz elektronicznymi. Wiadomo, co pracownicy drukują i skanują. Odpowiednie aplikacje zainstalowane w urządzeniach wielofunkcyjnych pozwalają np. na zablokowanie możliwości wysyłania zeskanowanych dokumentów poza firmę.

"Nowoczesne aplikacje SafeQ oraz PSES do monitorowania kosztów i rozliczania ilości dokumentów oferowane przez Konica Minolta zapewnią pełną kontrolę nad procesami produkcji dokumentów w firmie, niezależnie od jej wielkości. Pozwalają nie tylko na bezpieczną pracę w sieci i identyfikację wszystkich użytkowników, ale również na określenie zakresu ich uprawnień" - mówi Paweł Grzyb, Optimized Print Services Product Manager Konica Minolta Polska. "Można na przykład ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Możliwe jest także wprowadzenie standardowego, czarno-białego wydruku dwustronnego".

System SafeQ może być stosowany u użytkowników w środowiskach, których flota drukująca oparta jest o urządzenia różnych producentów. Z kolei najnowsze rozwiązanie Konica Minolta w zakresie bezpieczeństwa, system PSES, jest dedykowany do nowoczesnych urządzeń Konica Minolta, wykorzystujących technologię OPEN API i dedykowany dla przedsiębiorstw z nowoczesną infrastrukturą sieciową.

Drukowanie dla upoważnionych

Najnowsze rozwiązania umożliwiają także drukowanie dokumentów w trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w przedsiębiorstwie urządzenia. Prace drukowane są jednak dopiero po pojawieniu się osoby zamawiającej przy odpowiedniej maszynie i weryfikacji jej tożsamości poprzez wpisanie kodu PIN bądź użycie karty magnetycznej. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają dostępu do zamówionych prac. Aplikacje do zarządzania drukiem oraz identyfikacji osób pracujących w sieci poprzez karty zbliżeniowe oraz kody PIN szybko zdobywają rynek. Szczególnie chętnie korzystają z nich instytucje finansowe oraz firmy, gdzie bezpieczeństwo musi być na wysokim poziomie. Dla niektórych z nich bezpieczeństwo dokumentów jest nawet ważniejsze niż oszczędzanie kosztów.

informacja prasowa: Konica Minolta