Podobno przepisanie jednej strony maszynopisu zajmuje około piętnastu minut. Niby niewiele, ale nikt nie ma na tyle dużo czasu, żeby niepotrzebnie tracić go przy klawiaturze komputera. Zwłaszcza, kiedy nagle trzeba przepisać kilkadziesiąt różnych dokumentów i tabelek. Na szczęście można temu zaradzić dzięki specjalnemu oprogramowaniu OCR.

Inteligentne oprogramowanie OCR służy do rozpoznawania i digitalizacji znaków podczas skanowania. Dzięki niemu możliwa jest szybka zamiana dokumentów zapisanych w formie papierowej do formatu Word, Excel lub PDF, które potem mogą być łatwo edytowane na ekranie komputera i dalej przetwarzane przez użytkowników. Programy tego typu rozpoznają polskie znaki i zapewniają doskonałą jakość odwzorowania zdjęć. Aplikacja jest bezpłatnie dołączana do wszystkich drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych A4 Konica Minolta wyposażonych w skaner, nawet tych przeznaczonych tylko do użytku domowego. Dzięki temu drukarki potrafią nie tylko kopiować, drukować i skanować, ale „przepisują” także za użytkownika teksty i tabelki.

"Funkcja OCR to idealne oprogramowanie dla uczniów, studentów oraz wszelkich firm i instytucji, w których dokumenty w postaci papierowej trzeba często zamieniać na pliki umożliwiające edycję. - Na pewno jest to doskonałe narzędzie pracy dla wszystkich uczniów i studentów, którzy wykorzystują fragmenty różnych opracowań w swoich pracach. Kiedy tego tekstu jest bardzo dużo, to zawsze łatwiej go zeskanować niż mozolnie przepisywać. Zwłaszcza gdy mamy do czynienia z tabelkami lub zdjęciami" - mówi Szymon Szczur, koordynator ds. rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska. "Programy OCR radzą sobie także z zamianą pisma ręcznego na pliki World, choć w tym przypadku nie zawsze są bezbłędne. Dzięki temu możliwa jest łatwa digitalizacja własnych notatek z wykładów".

System skanowania i przetwarzania tekstów ma wiele zastosowań także w różnego rodzaju biurach, bankach, uczelniach, archiwach, agencjach reklamowych, marketingu i w sektorze public relations. We wszystkich tych instytucjach pracownicy mają do czynienia z dużą ilością dokumentów papierowych, które trzeba edytować na ekranie komputera lub archiwizować.

"OCR może być niezwykle przydatny np. w kancelariach prawnych, które otrzymują wiele pism w formie papierowej i muszą się do nich odnieść. Po ich zeskanowaniu i zamianie na plik formatu World, łatwiej na nich pracować i wprowadzać poprawki. Łatwiej też odnaleźć w komputerze zapisy aktów prawnych, na które powołują się strony"- dodaje Szymon Szczur.

Praktyka pokazuje, że każdy, niezależnie od tego czy jest uczniem, studentem, księgową czy dobrze opłacanym prawnikiem, na pewno kiedyś zetknie się z aplikacją OCR i szybko dostrzeże jej przydatność w swoim prywatnym i zawodowym życiu. Kiedy już raz z niej skorzysta, trudno będzie mu się bez niej obyć. Teraz natomiast kupując jeden z modeli urządzeń wielofunkcyjnych A4 magicolor lub bizhub można ją mieć za darmo.