Firmy posiadające flotę drukującą mierzą się na co dzień z dwoma głównymi problemami. Pierwszy to koszt jej funkcjonowania i serwisowania, drugi - logistyka materiałów eksploatacyjnych, które kupowane „na zapas” mrożą firmowy kapitał. Problemy te wynikają najczęściej z impulsywnych potrzeb zakupowych, pod wpływem których wybierane jest urządzenie najtańsze albo najłatwiej dostępne. Jak się okazuje brak spójnej polityki zakupowej skutkuje koniecznością pomnożenia wydatków na firmową flotę przez „kilka” - kilku dostawców, kilku producentów i kilka serwisów technicznych, które gwarantują jej nieprzerwaną pracę. A ile to kosztuje? Zdecydowanie za dużo.

Wiele przedsiębiorstw w Polsce wydaje krocie na roczne utrzymanie firmowej floty drukującej. Dla przykładu spółka, która ma 100 drukarek na same tonery i wsparcie działu helpdesk w tym obszarze wydaje około 130 000 zł rocznie. Jeśli do tego doliczymy usługi serwisowe dedykowane różnym maszynom z portfolio kilku producentów i koszt zużycia materiałów na wydruki pracowników, które nie zawsze są niezbędne, okazuje się, że firmowa flota staje się jednym z poważniejszych pochłaniaczy pieniędzy z firmowego budżetu. Pakietem usług dedykowanym optymalizacji procesów druku w firmach jest Optimized Print Services. Autorskie rozwiązanie Konica Minolta pozwala oszczędzić około 30 % wydatków związanych z procesami druku w firmach w skali roku. Przede wszystkim jednak - usprawnia pracę, dostosowując dotychczasową infrastrukturę drukującą do potrzeb osób i działów firmy w oparciu o audyt rzeczywistych potrzeb pracowników w zakresie druku.

OPS to pakiet usług, na który składają się konsulting, wdrożenie i obsługa. Pierwszy etap, czyli konsulting to audyt zastanej w firmie floty pod kątem funkcjonalności, kosztów i odpowiedzi na potrzeby pracowników. Wdrożenie to etap modernizacji dotychczasowego rozwiązania i przeszkolenie załogi firmy do pracy z urządzeniami i oprogramowaniem, tak by w pełni wykorzystać ich funkcjonalność. Obsługa to późniejsze utrzymanie w stanie sprawności floty drukującej, dzięki monitorowaniu jej pracy i bieżącej pomocy serwisowej.

"W pierwszym etapie realizacji usługi, Konica Minolta wnikliwie audytuje procesy druku w przedsiębiorstwie. Audytor analizuje pracę firmowej floty - zbiera dane na temat działania urządzeń, ich wykorzystania przez pracowników, stanu technicznego i funkcjonalności. W okresie od czterech do sześciu tygodni partner monitoruje rzeczywiste wykorzystanie urządzeń i liczbę wydrukowanych stron. Wszystko to pozwala na bardzo dokładne poznanie środowiska drukującego w firmie klienta, a tym samym dobranie idealnego rozwiązania, dyktowanego jej indywidualnym potrzebom" - tłumaczy Paweł Grzyb, kierownik produktu ds. Optimized Print Services w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Na podstawie wyników z pierwszej części procesu - Konica Minolta proponuje wdrożenie rekomendowanego rozwiązania. Jest ono konsultowane z przedstawicielami firmy, w której ma zostać zastosowane, biorąc pod uwagę naczelny czynnik, czyli charakter procesów biznesowych przedsiębiorstwa. W wyniku konsultacji obu stron zostaje wypracowane idealne rozwiązanie dedykowane i spersonalizowane pod kątem firmy, której dotyczy. "Nie oznacza ono jednak, że proponujemy firmie wymianę wszystkich rozwiązań, które zastaliśmy rozpoczynając nasze działania. Bardzo często jest tak, że wiele z urządzeń klienta jeszcze się nie zamortyzowało, bo są w firmie od niedawna albo są w doskonałym stanie technicznym. Wówczas rekomendujemy pozostawienie ich, tym bardziej, że mamy możliwość późniejszego monitorowania i obsługi serwisowej maszyn konkurencyjnych firm "- komentuje Paweł Grzyb.

Po akceptacji wypracowanego rozwiązania - następuje etap implementacji projektu. W czasie kilku tygodni do firmy sprowadzone zostają wcześniej zamówione urządzenia, materiały eksploatacyjne, oprogramowanie i licencje. Po ich instalacji dedykowany pracownik Konica Minolta szkoli użytkowników, by mogli w pełni wykorzystywać funkcjonalność nowych rozwiązań. Finalnie, po zakończeniu procesu wdrożenia, nad urządzeniami zawisają tablice instruktażowe, które za pomocą prostych piktogramów pokazują, jak wykonać podstawowe czynności na nowym urządzeniu, na przykład wysłać skan dokumentu na adres e-mail lub jak skopiować dokument z formatu A4 do A3 i na odwrót. Te ułatwienia są szczególnie cenne dla osób, które wcześniej korzystały z drukarek nabiurkowych o dużo uboższej funkcjonalności.

W ramach trzeciej składowej pakietu OPS, czyli obsługi można natomiast skorzystać z usługi Monitoring Comfort. Dzięki niej poprawie ulega logistyka materiałów eksploatacyjnych. Klient otrzymuje wsparcie ogólnopolskiej sieci techników serwisu Konica Minolta. Wysoko wykwalifikowany personel reaguje zaraz po pojawieniu się problemu. Jest to możliwe dzięki rozproszonej w całym kraju (10 miast) sieci delegatur Konica Minolta, co gwarantuje najszybszą obsługę serwisową. Wyróżnikiem OPS Monitoring Comfort jest możliwość współpracy z urządzeniami wszystkich producentów. W praktyce oznacza to, że niezależnie od marki czy modelu drukarki - zdalny monitoring Konica Minolta jest w stanie na bieżąco diagnozować poziom zużycia jej materiałów eksploatacyjnych, jak tonery czy bębny oraz sygnalizować występujące usterki. System w takich sytuacjach wysyła automatycznie informację do najbliższej lokalizacją delegatury Konica Minolta, a ta następnie przekazuje ją technikowi. OPS to przede wszystkim szereg korzyści - redukcja kosztów nawet do 30% i ciągła sprawność floty, ponieważ wszelkie materiały eksploatacyjne są wymieniane automatycznie zanim końca dobiegnie ich okres żywotności. Im bardziej dokument drukowany jest dominującą formą komunikacji z klientami, jak choćby w przypadku banków czy operatorów telekomunikacyjnych, tym ważniejsza sprawność floty.

Rozbudowana i bardzo zróżnicowana flota drukująca w firmach to jeden z podstawowych problemów, generujących wysokie nakłady pieniężne i ludzkie. Utrzymanie jej jest kosztochłonne, a w dodatku absorbuje czas zatrudnionej załogi, która zamiast skupić się na priorytetowych czynnościach służbowych - zajmuje się wymianą tonerów, naprawą drobnych usterek czy wyjmowaniem zaciętego papieru z maszyny. Według danych IDC koszt druku w firmach to aż 5% rocznych wydatków, a pracownicy pionów informatyki aż w 60% wszystkich wezwań interweniują przy urządzeniach drukujących. Pytanie tylko, czy firmy na takie koszta i marnowanie potencjału załogi stać?