System ERP jako serce nowoczesnego e-commerce. Dlaczego sama platforma sklepowa to za mało?

Każdy właściciel rozwijającego się sklepu internetowego prędzej czy później uderza w "ścianę operacyjną" – punkt, w którym ręczne zarządzanie zamówieniami, stanami magazynowymi i fakturami przestaje być możliwe bez zatrudniania kolejnych osób.

Sprzedajesz na własnym sklepie, Allegro, może Empik Marketplace – każda platforma ma własny panel, własne raporty, własne stany. Excel z "prawdziwymi" stanami magazynowymi jest aktualizowany ręcznie trzy razy dziennie, ale i tak ktoś sprzeda ostatni egzemplarz na Allegro, podczas gdy w sklepie WWW produkt wciąż świeci jako dostępny. Efekt? Angry customer, anulowane zamówienie i stres zespołu.

System ERP (Enterprise Resource Planning) to rozwiązanie tego problemu – centralne narzędzie zarządzające całą firmą, które staje się "single source of truth" (jedynym źródłem prawdy) dla wszystkich danych biznesowych. Integracja systemu ERP z e-commerce pozwala na automatyczną synchronizację stanów magazynowych, cen oraz zamówień w czasie rzeczywistym, eliminując błędy ludzkie i skracając czas realizacji zamówienia nawet o 70%. Ale żeby to zadziałało, potrzebujesz czegoś więcej niż tylko dobrego ERP – potrzebujesz sprawnej integracji, która połączy wszystkie kanały sprzedaży z centralnym systemem.

Najważniejsze moduły ERP dla handlu online

System ERP to nie jeden program, ale ekosystem modułów, z których każdy odpowiada za inny obszar działalności firmy. Dla e-commerce kluczowe są trzy obszary.

Gospodarka magazynowa w ERP to znacznie więcej niż licznik "ile mam na stanie". To zarządzanie wieloma lokalizacjami (magazyn główny, magazyn wysyłkowy, punkt odbioru), rezerwacje towarów pod złożone zamówienia (produkt fizycznie jest, ale zarezerwowany dla klienta X, więc nie można go sprzedać klientowi Y), śledzenie partii i dat ważności (szczególnie ważne w branży spożywczej, kosmetycznej, farmaceutycznej), zarządzanie stanami minimalnych i optymalnych (automatyczne alerty o konieczności zamówienia u dostawcy).

Gdy klient składa zamówienie w sklepie, dobry ERP natychmiast rezerwuje towar, zmniejszając dostępny stan we wszystkich kanałach sprzedaży jednocześnie. To eliminuje zjawisko over-sellingu – sytuacji, gdy sprzedajesz więcej niż masz, bo stany nie są zsynchronizowane w czasie rzeczywistym. W systemach bez integracji over-selling to norma – w ERP z prawidłowo skonfigurowaną integracją to praktycznie niemożliwe.

Finanse i Księgowość to moduł, który automatyzuje to, co w małych sklepach zajmuje godziny tygodniowo – wystawianie faktur, księgowanie przychodów, zarządzanie płatnościami. Po integracji z e-commerce, gdy zamówienie wpływa do ERP, system automatycznie:

• Tworzy dokument sprzedaży (faktura VAT lub paragon)
• Księguje przychód w odpowiedniej kategorii
• Przypisuje płatność do kontrahenta (jeśli płatność online była w zamówieniu)
• Generuje dokumenty magazynowe (WZ – wydanie zewnętrzne)

To wszystko dzieje się bez udziału człowieka. W sklepie sprzedającym 100 zamówień dziennie oszczędzasz minimum 3-4 godziny pracy operacyjnej dziennie tylko na fakturowaniu.

CRM (Customer Relationship Management) w kontekście e-commerce to pełna historia transakcyjna klienta dostępna w jednym miejscu. Gdy klient dzwoni z pytaniem o status zamówienia, konsultant widzi natychmiast: co kupował, kiedy, za ile, czy były reklamacje, jaki jest jego lifetime value (łączna wartość zakupów). To pozwala na personalizowane podejście – VIP-a obsługujesz inaczej niż osobę robiącą pierwsze zakupy. Dane z ERP można wykorzystać do segmentacji i targetowanych kampanii marketingowych – "klienci, którzy kupili X, mogą być zainteresowani Y".

Integracja ERP z e-commerce – gdzie dzieje się magia?

Sama instalacja systemu ERP to dopiero połowa drogi. Prawdziwa wartość ujawnia się dopiero po skutecznej integracji z kanałami sprzedaży. To tutaj przepływają dane w obu kierunkach, tworząc zamknięty, automatyczny obieg informacji.

Synchronizacja dwukierunkowa działa w następujący sposób:

Z ERP do sklepu/marketplace:

• Ceny – zmieniasz cenę w ERP, automatycznie aktualizuje się w sklepie WWW, na Allegro, Empik Marketplace
• Stany magazynowe – sprzedałeś 5 sztuk na Allegro, stan w sklepie WWW automatycznie spada o 5
• Opisy produktów, zdjęcia, parametry – wszystko zarządzane centralnie z ERP
• Promocje i rabaty – ustawiasz w ERP, publikujesz wszędzie jednocześnie

Ze sklepu/marketplace do ERP:

• Zamówienia – klient składa zamówienie, natychmiast trafia do ERP jako dokument do realizacji
• Dane kontrahentów – nowy klient automatycznie dodawany do bazy ERP
• Statusy płatności – informacja o opłaceniu zamówienia aktualizuje dokument w ERP
• Zwroty i reklamacje – automatyczne tworzenie dokumentów korygujących

Rola platformy integracyjnej Sellintegro w tym procesie jest kluczowa. Teoretycznie można napisać dedykowaną integrację między ERP a sklepem – zatrudnić programistę, który stworzy custom'owe API. W praktyce to droga, czasochłonna i ryzykowna ścieżka. Dlaczego?

1. Koszty – dedykowana integracja to 10 000-50 000 zł za projekt, integracja gotowa (Sellintegro) to 100-500 zł miesięcznie
2. Aktualizacje – sklepy i ERP-y regularnie zmieniają API; gotowa integracja jest aktualizowana przez dostawcę, dedykowana wymaga stałego programisty
3. Stabilność – gotowe integracje obsługują tysiące firm i są przetestowane w realnych warunkach, custom może mieć ukryte błędy
4. Czas wdrożenia – gotowa integracja to 1-7 dni, dedykowana to 2-6 miesięcy development

Sellintegro działa jako middleware (warstwa pośrednia) – odbiera dane z jednego systemu, transformuje je do formatu zrozumiałego dla drugiego systemu i przesyła dalej. Obsługuje dziesiątki popularnych platform e-commerce (BaseLinker, Shoper, WooCommerce, PrestaShop) i systemów ERP (Subiekt, Comarch, Enova), oferując gotowe scenariusze integracji "plug and play".

Jaki system ERP wybrać dla małego i średniego sklepu?

Rynek ERP w Polsce jest dojrzały i zróżnicowany. Dla e-commerce kluczowe jest nie tyle to, który system ma więcej funkcji, ale jak łatwo integruje się z ekosystemem sprzedażowym.

Subiekt GT/Nexo (InsERT) – popularny w małych i średnich firmach, stosunkowo niedrogi (licencja od 1500 zł), dobra obsługa magazynu i fakturowania. Otwarte API pozwala na integrację z większością platform e-commerce przez Sellintegro. Zaleta: polska firma, lokalne wsparcie. Wada: interfejs nieco przestarzały, ograniczone możliwości raportowania w podstawowej wersji.

Enova365 (Soneta) – mocny gracz w segmencie średnich firm, modułowa budowa (kupujesz tylko to, czego potrzebujesz), rozbudowane API. Dobra integracja z e-commerce, zaawansowane zarządzanie produkcją (jeśli produkujesz lub kompletujesz zestawy). Koszt wyższy (od 3000 zł + moduły), ale funkcjonalność na poziomie enterprise.

Comarch Optima/ERP XL – jeden z najpopularniejszych w Polsce, szczególnie w średnich i dużych firmach. Bardzo rozbudowany, ale przez to bardziej skomplikowany we wdrożeniu. Świetne API, mnóstwo gotowych integracji. Koszt od 2000 zł (wersja podstawowa) do kilkudziesięciu tysięcy (wersje enterprise). Zaleta: skalowanie – możesz zacząć od Optima i przejść na XL gdy firma rośnie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze:

• API (Application Programming Interface) – czy ERP ma otwarte, dobrze udokumentowane API? Bez tego integracja będzie niemożliwa lub bardzo droga
• Baza danych – wydajność przy dużej liczbie transakcji; systemy na SQL Server zazwyczaj lepsze niż na własnych bazach
• Model licencjonowania – jednorazowy zakup vs. abonament miesięczny; przy rozwijającym się biznesie abonament daje elastyczność
• Wsparcie techniczne – czy producent/partner wdrożeniowy oferuje realną pomoc, czy tylko sprzedał licencję?
• Gotowe integracje – sprawdź w Sellintegro czy Twój wybrany ERP ma gotowy connector do Twoich platform sprzedażowych

ERP vs WMS – kiedy potrzebujesz czegoś więcej?

Wielu przedsiębiorców myli systemy ERP z systemami WMS (Warehouse Management System), lub zakłada że ERP "na pewno ma WMS w środku". To mylące.

System ERP to system zarządzający całą firmą – finansami, kadrami, sprzedażą, zakupami, magazynem. Jego moduł magazynowy zazwyczaj działa na poziomie: "ile mam sztuk produktu X". Nie wie, na której półce konkretnie leży, nie zarządza procesem kompletacji w optymalnej trasie, nie obsługuje skanerów kodów kreskowych przy pakowaniu.

WMS to wyspecjalizowany system do zaawansowanego zarządzania magazynem. Wie, że produkt X-123 leży w lokalizacji A-12-03, śledzi ruch pracowników, generuje optymalne trasy kompletacji (zbieranie zamówień), zarządza strefami (chłodnia, strefa pick&pack, strefa cross-dock), obsługuje inwentaryzacje mobilnie (skaner + terminal).

Kiedy potrzebujesz WMS oprócz ERP?

• Masz magazyn >500 m² z setkami różnych SKU
• Dziennie realizujesz >100 zamówień wymagających kompletacji
• Zatrudniasz >3 osoby w magazynie
• Masz problem z efektywnością – pracownicy tracą czas szukając produktów
• Obsługujesz B2B i B2C jednocześnie (różne procesy pakowania/wysyłki)

W mniejszych sklepach (do 50 zamówień/dzień, magazyn <200 m²) ERP z dobrym modułem magazynowym wystarczy. Powyżej tych progów warto rozważyć WMS, który integruje się z ERP – ERP pozostaje "mózgiem" (finanse, faktury, zarządzanie), WMS staje się "rękami" (fizyczny ruch towaru). Sellintegro również oferuje integracje między ERP a dedykowanymi WMS jak WMS Sente, LSI Software czy inne popularne w Polsce rozwiązania.

Najczęściej zadawane pytania o ERP w e-commerce (FAQ)

Czy mały sklep internetowy (20-30 zamówień dziennie) potrzebuje ERP?

Zależy od złożoności Twojego biznesu, nie tylko wielkości. Jeśli sprzedajesz na jednym kanale (tylko sklep WWW), masz 50 produktów i jednego dostawcę – prawdopodobnie panel sklepu + Excel wystarczy. Ale jeśli sprzedajesz na 3+ kanałach (sklep + Allegro + marketpalce), masz >200 SKU, wieludobstawców i potrzebujesz wystawiać faktury VAT – ERP opłaca się już przy 20-30 zamówieniach dziennie. Próg rentowności to moment, gdy koszty ręcznej obsługi (czas pracownika pomnożony przez stawkę godzinową) przewyższają koszt ERP + integracji (zazwyczaj 300-800 zł/miesiąc). W praktyce przy średniej wartości zamówienia 150-200 zł, próg rentowności to około 1000-1500 zamówień miesięcznie (30-50 dziennie).

Ile trwa wdrożenie integracji ERP ze sklepem przez Sellintegro?

Przy gotowych scenariuszach integracji (np. Subiekt GT + BaseLinker) samo techniczne uruchomienie to 1-3 dni robocze. Składa się z: konfiguracji połączeń API (pół dnia), mapowania produktów i kategorii (1 dzień), testów synchronizacji (pół dnia). Natomiast pełne wdrożenie ERP w firmie (jeśli wcześniej go nie miałeś) to proces 2-8 tygodni, bo wymaga: migracji danych z dotychczasowych systemów, przeszkolenia zespołu, okresu testowego równolegle ze starym systemem. Jeśli masz już działający ERP i chcesz tylko dodać integrację z nowym kanałem sprzedaży – tydzień maksimum.

Co to jest architektura "Headless" w kontekście ERP i czy powinienem się tym przejmować?

Headless architecture to podejście, w którym "backend" (logika biznesowa, baza danych – np. ERP) jest całkowicie oddzielony od "frontendu" (interfejsu użytkownika – np. sklep WWW). Komunikują się tylko przez API. Korzyści: możesz zmienić platformę sklepową nie dotykając ERP, możesz mieć 5 różnych frontendów (sklep WWW, aplikacja mobilna, kiosk w sklepie stacjonarnym) podłączonych do jednego ERP.

Dla małego sklepu to "nice to have", nie konieczność. Ale jeśli planujesz expansion (np. aplikacja mobilna za rok, sklep stacjonarny za dwa lata) – wybierz ERP z dobrym REST API, który naturalnie wspiera headless approach. Większość nowoczesnych ERP (Enova, Comarch Optima, Subiekt GT) ma już API umożliwiające taką architekturę.

Źródło: https://www.sellintegro.pl

Artykuł sponsorowanych 

źródło: agdrtv24.pl